La documentación de una materia prima es tan importante como el ingrediente mismo. Te permite verificar que lo que compraste cumple lo que esperabas, respalda tu producto ante una revisión y te da trazabilidad si algo sale mal. Estos son los documentos que debes pedir.
Certificado de análisis (CoA)
Es el documento más importante. Se emite por lote y muestra los resultados de los análisis realizados frente a las especificaciones del producto: apariencia, humedad, pureza o contenido del activo, microbiología y, según el ingrediente, metales pesados. Verifica siempre que el número de lote del CoA coincida con el del material que recibiste.
Ficha técnica
Describe el producto: nombre, origen, especificaciones generales, presentación, condiciones de almacenamiento, vida útil y aplicaciones sugeridas. Te sirve para decidir si el ingrediente es el adecuado antes de comprarlo.
Hoja de datos de seguridad (HDS)
Indica cómo manejar, almacenar y transportar el material de forma segura, qué hacer en caso de derrame o exposición y qué riesgos tiene. En México su formato está alineado con la NOM-018-STPS-2015. Es indispensable para tu almacén y para el personal que manipula la materia prima.
Otros documentos que pueden aplicar
- Certificaciones del fabricante, como buenas prácticas de fabricación o ISO 9001.
- Declaraciones de alérgenos, de libre de gluten o de no OGM, según tu mercado.
- Certificado de origen, cuando aplica para comercio exterior.
Buenas prácticas para tu archivo
- Pide la ficha técnica antes de comprar y el CoA con cada entrega.
- Compara los resultados del CoA con las especificaciones de la ficha.
- Archiva la documentación por lote para tener trazabilidad completa.
En Química Herbal, con cada pedido recibes la factura en PDF y XML, el certificado de análisis del lote surtido y, cuando aplica, la guía de embarque. La ficha técnica y la hoja de seguridad de cualquier producto te las compartimos cuando las necesites.